Kongress am Morgen, Messe und Workshops am Tag, Show und Gala am Abend.
Alles an einem Ort und mit einem Zeitplan, der funktionieren muss.
Gemeinsam mit CONCEPT X durften wir genau das umsetzen. Rund 2.000 Gäste beim Agentur-Forum der Continentale Versicherung in der Westfalenhalle, eine zentrale Bühne für Keynotes und Diskussionen. Parallel dazu Messeflächen und Workshops in der angrenzenden Halle 1. Und dazwischen eine Herausforderung, die man erst wirklich versteht, wenn man sie selbst begleitet hat.
Denn innerhalb weniger Stunden wird aus einer Kongresshalle eine Showlocation. Bühne, Technik, Wegeführung und Atmosphäre verändern sich.
Was tagsüber auf Inhalt ausgelegt ist, muss am Abend Emotion tragen, ohne Reset, sondern als fließender Übergang.
Im Plenum wurde die Bühne von der Rückseite bespielt, mit Publikum auf den Rängen. Am Abend wurde sie klassisch im Innenraum genutzt.
Diese duale Nutzung bedeutete eine 360°-Bespielung und entsprechend hohen Abstimmungsaufwand in allen technischen Disziplinen.
Unsere Aufgabe lag in der technischen Gesamtleitung, von der Riggingplanung bis zur Umsetzung von Audio, Licht und Video für alle Nutzungsszenarien. Ergänzt durch Setbau und ein Silent Conferencing System, das Inhalte über alle Flächen hinweg zugänglich macht.
Am Ende geht es nicht um einzelne Programmpunkte oder Technik im Detail. Entscheidend ist, dass sich der Tag für die Gäste stimmig anfühlt, obwohl im Hintergrund permanent umgebaut, angepasst und neu gedacht wird.
Und genau das wird am Abend sichtbar.
Die Halle öffnet sich ein zweites Mal, wirkt anders als noch am Morgen und schafft den Rahmen für ein Finale mit einem der angesagtesten nationalen Acts, das zeigt, wie viel Planung, Timing und Abstimmung notwendig sind, damit es sich am Ende leicht anfühlt.
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